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Sáquele el jugo al comité de eventos de la empresa

En una nota especial para iProfesional, Marcelo Gordin brinda sus tips para que este tipo de “juntas” funcionen con éxito a la hora de encarar la organización de un agasajo o festejo.

Family Day, fiesta de fin de año, reconocimiento a los empleados más antiguos, y ahora “juntarse para ver el Mundial” …
En las empresas grandes, hoy muchos eventos se organizan a través de un comité. Pero ser creativos, cumplir con los objetivos y a la vez ajustarse a un presupuesto nunca fue sencillo. Si a eso le sumamos negociar y conciliar posiciones con muchas personas diferentes … la cosa se pone decididamente complicada. ¿Qué hay que hacer para que funcionen los comités de eventos?
Las compañías más grandes suelen tener un departamento de eventos, y cuando hay que organizar una propuesta en pequeña escala la resuelven sin convocar a un comité.

Sin embargo, si la actividad tiene más envergadura y demanda una logística compleja, las organizaciones se ven obligadas a plantear y analizar muchos aspectos diferentes.
En general, en esas circunstancias se deciden a armar un comité para definir la parte creativa, y además convocan a una empresa externa para que se ocupe de la logística (y también de la parte de contenido, cuando esta es demasiado conceptual).
¿La creatividad es patrimonio de todos?
En este tipo de juntas puede haber secretarias, alguien de marketing, gerentes de planta, el jefe de compras, un representante de RRHH…
Cada empresa tiene un modelo distinto, pero lo ideal es que participen personas de distintas generaciones, con una formación y puntos de vista diferentes, para aprovechar el modelo mental de cada uno y favorecer que surjan ideas nuevas.
De esa manera se puede asegurar una pluralidad de opiniones, el respeto por todos los intereses y propuestas más creativas. Pero… claro, hasta llegar a un resultado, las reuniones pueden convertirse en un verdadero campo de batalla.
El desafío del organizador de eventos que va a trabajar con ese comité, es tratar de sacar lo mejor de cada uno para que surja una idea común, que luego permita que ese equipo se luzca.
Conciliar los egos
Este es un aspecto que aflora en todos los ámbitos de la vida, y es muy común que quienes integran un comité se enorgullezcan cuando alguna de sus sugerencias es tomada en cuenta y llevada a cabo. Sin embargo, el concepto clave del trabajo en equipo es tratar de evitar los egos, de manera que la decisión provenga del grupo y el resultado sea mérito de todos.
El comité debe aportar, opinar, proponer y generar ideas. Para llegar a ese punto, a veces es necesario un debate. Pero el organizador debe encontrar la manera de que el equipo llegue a una propuesta final, y a continuación llevar a cabo una logística impecable para que ese contenido se pueda llevar a la práctica.
Por eso, el organizador profesional que toma el brief debe estar capacitado, y contar con el respaldo de psicólogos sociales o coaches, que estén acostumbrados a trabajar con equipos, ayudarlos a trabajar conflictos, a destrabar situaciones, a negociar…
Una buena idea es realizar un juego o taller previo (un trabajo de team building) para que ese comité se afloje y pueda aportar las mejores ideas en pos de un óptimo resultado final del equipo. Lo que debe importar no es “a quién se le ocurrió″, sino que el evento sea un éxito para todos.
¿Creatividad vs seguridad?
En las empresas muy grandes del sector industrial, que realizan eventos dentro de la planta, suele haber comités con miembros que provienen del área de seguridad e higiene.
En general, estos profesionales son mirados por la gente de otros sectores como aquellos que “dicen a todo que no”, y que se oponen a la mayor parte de las ideas creativas. Pero cuidar a la gente no es un tema menor.
Si en la junta hay un experto en seguridad e higiene puede plantear “No podemos tirar fuegos artificiales bajo un techo de media sombra!”, o analizar si los alimentos que todos van a ingerir mantienen la cadena de frío…
Lo importante de tener la mirada de este experto, es que analice donde sí se pueden tirar los fuegos artificiales, sin que haya riesgo. El organizador de eventos puede valorar que su “no” es un “no de esta manera”, y que aplicará su mirada profesional para que las cosas se hagan correctamente.
Todos armamos un evento
Otro de los problemas habituales que surgen en los comités es que muchas personas creen que organizar este tipo de propuestas es muy sencillo, porque han tenido experiencias personales en el tema.
Si bien es cierto que mucha gente se casó, pasó por fiestas de 15, bautismos o graduaciones, hay que tener en cuenta que las empresas tienen formas, modelos, escalas y aspectos que abordar, muy diferentes a los que se ponen en marcha para un evento social. Así mismo tienenprocedimientos internos de aprobación de presupuestos y pagos, y cuestiones de seguridad y de higiene específicos, que hay que respetar rigurosamente.
Por eso, a la hora de trabajar con uno u otro proveedor, habrá que considerar que “el todo” es mucho más que conocer a un DJ, o tener un familiar que hace catering.
Todos los miembros del comité deben opinar y hacer sus aportes creativos, pero luego habrá que “tamizar” las propuestas, aplicar una mirada integral y encontrar la manera de llevar el proyecto a la práctica de manera que salga perfecto.

Link: http://www.estrategiaynegocios.net/empresasymanagement/management/712936-330/s%C3%A1quele-el-jugo-al-comit%C3%A9-de-eventos-de-la-empresa

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